اداره امور عمومی شامل؛ کارگزینی، دبیرخانه، بایگانی و خدمات 

 

شرح وظایف رئیس امور اداری

·           دریافت دستور و برنامه کار از مقام محترم معاونت اداری و مالی

·           تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه فعالیت های آن ها از طریق مشخص نمودن هدف فعالیت، نوع فعالیت (تخصص) و ذی نفعان (مشتری) به منظور افزایش بهره وری، ساده شدن کارها، تعیین دوایر سازمانی، تفکیک واحدها، تخصص افراد

·           پیش بینی و برآورد نیروهای انسانی مورد نیاز از طریق جداول (Excel,Qlik view )و بانک های اطلاعاتی به منظور تامین و توسعه نیروهای انسانی متخصص و کارآمد برای رسیدن وضعیت مطلوب سازمان در آینده

·           نظارت بر انجام مکاتبات و حسن جریان امور اداری واحدهای تحت سرپرستی از طریق تطبیق عملکرد با استانداردها به منظور تحقق کارآیی نیروی کار

·           شرکت در کمیسیون های مختلف، سمینارها و جلسات تحت نظر مقام مافوق از طریق اطلاع رسانی الکترونیکی به منظور حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری

·           نظارت و سرپرستی بر قسمت های تابعه امور اداری محل خدمتی از طریق چک لیست های نظارتی به منظور حسن انجام خدمات و افزایش رضایت مشتریان درون و برون‌ سازمانی

·           اتخاد تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری و پیشنهاد به مقام مافوق از طریق اجرای پروژه های بهبود مدیریت و تحول اداری به منظور بهبود وگسترش عرصه‌های جدید ارائه سطح کیفی خدمات با بهره‌گیری مناسب از ظرفیت‌ها و امکانات فناوری نوین

·           نظارت بر صدور کلیه احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت ( استخدام، بازنشستگی، ترفیعات، حقوق و مزایا، ماموریت آموزشی، عائله مندی و اولاد، طبقه، رتبه) و بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری

·           نظارت بر انجام حضور و غیاب کارکنان از طریق سازمان الکترونیکی به منظور تعادل در جبران خدمت کارکنان

·           فراهم آوردن امکانات رفاهی برای کارکنان از طریق اجرای مقررات و بخشنامه های مربوطه به منظور ارتقاء رفاه کارکنان، ارتقای بهره وری و توانمند سازی نیروی انسانی و تأمین سلامت زیستی، روانی، اجتماعی و معنوی

·           تهیه گزارش از مشکلات ، فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به مقام محترم معاونت اداری و مالی

·           ارتقاء سطح معلومات اداری از طریق طی دوره های آموزش شغلی و برنامه های نرم افزاری

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد یاد شده و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل

·           تهیه پیش‌نویس‌های خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و هم‌چنین پیش‌نویس‌های انتقال، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان قراردادی و شرکتی

·           صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان کارکنان قراردادی و شرکتی واحد محل خدمت ( استخدام، بازنشستگی، حقوق و مزایا، ماموریت آموزشی، عائله مندی و اولاد، طبقه، رتبه)

·           بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری کارکنان قراردادی و شرکتی

·           تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی

·           انجام امور مربوط به ارزشیابی و تمدید قرارداد

·           تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی و ارزشیابی کارکنان قراردادی و شرکتی

·           تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه، فصلی ، سالانه کارکنان قراردادی و شرکتی

·           تهیه گزارش از مشکلات، فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (هیات علمی )

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           تهیه پیش نویس های کارگزینی انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، ترفیع پایه ، معذوریت  و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام

·           تهیه پیش نویس خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین

·           انجام امور مربوط به سیستم شعاع جهت ترفیع پایه اعضاء هیات علمی

·           بررسی پرونده اعضاء هیات علمی تمام وقت جغرافیایی جهت تهیه لیست ترفیع پایه تشویقی و احکام مربوطه.

·           انجام امور مربوط به قراردادهای تمام وقت جغرافیایی،  بورسیه ها، تعهدات خدمت، ماموریت آموزشی، نقل و انتقالات، بازنشستگی اعضاء هیات علمی

·           تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی اعضاء هیات علمی

·           تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه، فصلی ، سالانه اعضاء هیات علمی

·           تهیه گزارش از مشکلات، فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (رفاهی )

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           اجرای دستور العمل ها و بخشنامه های صادره در زمینه خدمات رفاهی و تعاونی کارکنان

·           انجام امور مربوط به تعاون، بیمه و رفاه بیمه خدمات درمانی و تکمیلی و غیر درمانی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.

·           انجام امور انواع وام های اعطائی، تسهیلات خرید خودرو، ضروری، کمک هزینه ها ، کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.

·           انجام امور مربوط به مسافرت های سیاحتی و زیارتی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.

·           تهیه بانک های اطلاعاتی رفاهی .

·           افزایش رضایت و انگیزه در کارکنان و بهبود اموررفاهی کارکنان بدون هزینه .

·           پیام تقدیر و تشکر از کارکنان و ایثارگران.

·           تهیه گزارش از مشکلات، فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (دبیرخانه)

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .

·           ثبت تمامی نامه های وارده و صادره .

·           کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن .

·           تحویل تمام نامه های صادره به نامه رسان و کنترل آن .

·           کنترل و نظارت بر تمام مکاتبات داخل و خارج از دانشکده .

·           ارجاع و بازبینی تمامی مکاتبات و تفکیک تمام نامه ها و ضمائم آن .

·           بررسی نامه های پستی و آماده سازی جهت پست .

·           ارسال اطلاعیه و بخشنامه و دستورهای مندرج در هامش نامه ها و در اختیار گذاردن واحدهای تابعه دانشکده.

·           اسکن پرونده های استخدامی کارکنان  انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی.

·           ارائه پیشنهاد جهت روش های امور دفتری و بایگانی جهت تسهیل در کارها .

·           پاسخ گویی ارباب رجوع .

·           اسکن مدارک مورد نیاز واحدهای تابعه دانشکده .

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·          انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

 

                                                                               شرح وظایف مسئول بایگانی 

·           تقسیم کار بین بایگان های تحت سرپستی و بررسی کار آن ها

·           حفظ و نگه داری نامه ها، اوراق ،اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق با مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط براساس روش تعیین شده

·           تحویل پرونده های پایان یافته به بایگانی راکد با مجوز مقام ما فوق

·           صورت برداری و تهیه چک لیست ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط برحسب نیاز و ضرورت در آرشیو مجازی

·           نظارت بر تهیه و تشکیل پرونده های جدید

·           نظارت بر تحویل پرونده ها به واحدهای مجاز درخواست کننده

·           نظارت بر اجرای قوانین و مقررات مربوط به اصول بایگانی

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف دبیرخانه و دفتری

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           ثبت نامه های وارده و صادره در سازمان الکترونیک

·           کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن

·           تحویل نامه های صادره به نامه رسان وکنترل آن

·           اسکن پرونده های استخدامی کارکنان انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی

·           همکاری با مسئول دفتردر زمینه آماده کردن سوابق و پرونده ها و گزارش های مربوطه

·           تهیه گزارش های مورد نیاز برای مقام مافوق

·           تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.